E-Arşiv

E-Arşiv Nedir? Avantajları, Başvuru Süreci ve Sıkça Sorulan Sorular

E-Arşiv, işletmelerin kağıt ortamında fatura düzenlemesi yerine, faturaların dijital ortamda oluşturulmasını, iletilmesini ve saklanmasını sağlayan bir sistemdir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yürürlüğe konulan E-Arşiv uygulaması, hem kağıt tasarrufu sağlayarak çevre dostu bir yaklaşımı destekler hem de işletmelerin muhasebe süreçlerini hızlandırır.

E-Arşiv Nedir?

E-Arşiv, elektronik ortamda düzenlenen faturaların yasal olarak geçerli ve güvenilir bir şekilde oluşturulmasını sağlayan bir uygulamadır. Bu sistem, E-Fatura sistemine dahil olmayan kişilere ve işletmelere düzenlenen faturaların elektronik ortamda hazırlanmasını ve saklanmasını kapsar. Faturalar, müşteriye e-posta ile gönderilebilir ya da kağıt ortamında çıktı alınarak iletilebilir.

Kimler E-Arşiv Kullanmak Zorundadır?

• Brüt satış hasılatı belirli bir tutarı aşan işletmeler (2023 yılı için 3 milyon TL ve üzeri).
• E-Fatura kullanan işletmeler.
• Elektronik ortamda satış yapan işletmeler.

E-Arşiv Avantajları

E-Arşiv, işletmelere pek çok avantaj sunar. İşte E-Arşiv sisteminin sağladığı başlıca faydalar:

• Kağıt Tasarrufu: Dijital fatura sistemi, kağıt kullanımını ortadan kaldırarak çevreye duyarlı bir çözüm sunar.
• Hızlı ve Kolay İletim: Faturaların e-posta yoluyla kolayca müşterilere iletilmesini sağlar.
• Yasal Uyum: Vergi Usul Kanunu’na uygun bir şekilde fatura düzenleme ve saklama imkanı sunar.
• Maliyet Avantajı: Kağıt, baskı, posta ve arşivleme gibi maliyetleri önemli ölçüde azaltır.
• Kolay Saklama: Faturaların elektronik ortamda saklanması sayesinde fiziksel arşiv ihtiyacını ortadan kaldırır.
• Zaman Tasarrufu: Fatura düzenleme ve iletim süreçlerini hızlandırarak işletmelere zaman kazandırır.

E-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Arşiv uygulamasına geçmek isteyen işletmeler için başvuru süreci oldukça kolaydır. İşte adım adım E-Arşiv başvuru süreci:

1. Ön Koşulların Sağlanması: İşletmenin E-Fatura sistemine dahil olması gerekmektedir. E-Arşiv, yalnızca E-Fatura kullanıcılarına açıktır.
2. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portalı: GİB’in resmi web sitesi üzerinden E-Arşiv başvuru formu doldurulur.
3. Özel Entegratör Seçimi: E-Arşiv uygulamasını kullanmak için bir özel entegratör ile anlaşabilirsiniz. Entegratör firmalar, faturaların düzenlenmesi ve saklanması için teknik destek sağlar.
4. Elektronik İmza (E-İmza): Başvuru sürecinde kullanılacak E-İmza veya mali mühür temin edilmelidir.
5. Başvurunun Onaylanması: Başvuru formu doldurulduktan ve gerekli belgeler yüklendikten sonra başvuru onaylanır.

Başvuru sürecini tamamladıktan sonra E-Arşiv sistemi aktif hale gelir ve kullanıma başlayabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

E-Arşiv ile ilgili sıkça sorulan sorular ve yanıtlar aşağıda listelenmiştir:

• • E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

E-Arşiv, E-Fatura sistemine dahil olmayan mükelleflere ve son tüketicilere düzenlenen faturaların elektronik ortamda hazırlanmasını sağlar. E-Fatura ise yalnızca E-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir.

• • E-Arşiv Kullanımı Zorunlu mu?

Belirli bir ciro sınırını aşan işletmeler için E-Arşiv kullanımı zorunludur. Ayrıca, E-Fatura sistemine dahil olan işletmeler E-Arşiv kullanmalıdır.

• • E-Arşiv Faturası Kaç Yıl Saklanmalıdır?

Vergi Usul Kanunu gereğince E-Arşiv faturalarının 10 yıl boyunca saklanması zorunludur.

• • E-Arşiv Faturası Kağıt Ortamında Çıktı Alınabilir mi?

Evet, E-Arşiv faturaları kağıt ortamında çıktı alınarak müşterilere iletilebilir.

• • Birden Fazla Özel Entegratör Kullanabilir miyim?

Evet, işletmeler birden fazla özel entegratör ile çalışabilir.

E-Arşiv, işletmelerin fatura düzenleme, saklama ve iletme süreçlerini kolaylaştıran, çevre dostu ve ekonomik bir sistemdir. Yasal uyumluluğu sağlarken operasyonel maliyetleri azaltır ve süreçleri hızlandırır. Özellikle dijital dönüşümün hız kazandığı günümüzde, E-Arşiv uygulamasına geçmek işletmeler için stratejik bir avantajdır. İşletmenizin E-Arşiv başvurusunu hızlı bir şekilde tamamlayarak, dijital dönüşümün sunduğu fırsatlardan yararlanabilirsiniz.